管理職必見 部下がためらわず有給休暇を取得できる職場環境の作り方
はじめに
年次有給休暇（以下、有給休暇）の取得は、労働者の権利であり、労働基準法によって保障されています。特に、2019年4月1日から施行された法改正により、使用者は、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、年5日については労働者の時季指定義務に関わらず、時季を指定して取得させることが義務付けられました。
管理職の皆様は、この法定義務を遵守しつつ、チーム全体の有給休暇取得率を向上させ、部下が心身ともにリフレッシュできる環境を整備するという重要な役割を担っています。しかし、「業務が忙しくて部下が有給を取りたがらない」「誰かが休むと業務が滞る」「部下から取得をためらう相談を受ける」といった課題に直面されている方も少なくないでしょう。
本記事では、「フル有給攻略ガイド」のコンセプトに基づき、法改正や実務的な観点から、管理職としてどのように部下の有給休暇取得を促進し、チーム全体のパフォーマンスを維持・向上させていくかについて、具体的な方法論と法的留意点を解説します。
なぜ部下の有給取得促進が管理職にとって重要か
部下の有給休暇取得を促進することは、単に法律を遵守するためだけではありません。
- 法定義務の履行: 年5日取得義務の遵守は、企業のコンプライアンス上不可欠です。違反には罰則（労働基準法第120条）が科される可能性があります。
- 従業員の健康維持・生産性向上: 十分な休息は、心身の健康を保ち、集中力やモチベーションの向上に繋がります。結果として、生産性や創造性の向上に貢献します。
- 従業員エンゲージメントの向上: 「会社が自分の健康や働き方を気遣ってくれている」という意識は、従業員の会社への信頼や愛着（エンゲージメント）を高め、離職率の低下にも繋がります。
- チーム力の強化: 属人化を解消し、チーム内で業務を分担・カバーする体制を築くことは、個々の能力向上だけでなく、チーム全体のレジリエンスを高めます。
管理職は、これらのメリットを理解し、積極的に部下の有給取得を後押しする必要があります。
部下が有給取得をためらう主な要因
部下が有給休暇の取得をためらう背景には、様々な要因が考えられます。管理職はこれらの要因を理解し、それに応じた対策を講じることが求められます。
1. 業務への懸念
- 業務が滞ることへの不安: 自分が休むことで担当業務が進まなくなる、納期に間に合わなくなるのではないかという心配。
- 同僚への負担増加: 自分が休む間に、同僚に業務のしわ寄せが行くことへの申し訳なさ。
- 休むための事前準備の負担: 休み前の引き継ぎや準備に時間がかかり、休むこと自体が負担になるケース。
2. 職場環境や文化
- 「休みにくい」雰囲気: 部署やチーム内で有給休暇を取る人が少ない、あるいは取得することに対して暗黙の了解で否定的な空気が存在する。
- 上司や同僚からの視線: 有給休暇を取得することに対し、真面目さに欠ける、やる気がないといったネガティブな評価を受けるのではないかという懸念。
- 取得理由を聞かれることへの抵抗: プライベートな理由で休むことに対して、必要以上に理由を詮索されることへの不快感。
3. 個人のキャリアや評価への影響
- 評価への影響: 有給休暇の取得率が人事評価に影響するのではないかという不安（ただし、これは労働基準法上認められません）。
- キャリアへの影響: 積極的に働き、自己犠牲も厭わない姿勢を示すことが昇進に繋がるという誤った認識。
管理職が実践すべき有給取得促進のための具体的施策
部下の有給取得を後押しするために、管理職がチーム内で実践できる具体的な施策を以下に示します。
1. チーム全体での有給取得計画の可視化と共有
チームメンバーそれぞれの有給休暇の付与日数、取得済み日数、残日数を管理し、チーム全体で誰がいつ頃有給休暇を取得する予定か、ホワイトボードや共有カレンダーなどを活用して可視化します。これにより、メンバーは互いの取得状況を把握し、業務調整がしやすくなります。また、計画的に取得することを推奨することで、「取得して当たり前」という雰囲気を醸成できます。
2. 業務の標準化と属人化の解消
特定の担当者しか遂行できない業務が多いと、その担当者が休んだ際に業務が完全にストップしてしまいます。マニュアル作成、業務フローの標準化、複数担当制の導入などにより、業務の属人化を解消することが重要です。これにより、誰かが休んでもチーム内でフォローできる体制を構築できます。
3. 代替要員の明確化と業務分担の徹底
部下が有給休暇を取得する際に、誰がその間の業務をカバーするのかを事前に明確にしておきます。日頃からメンバー間で互いの担当業務を理解し、協力し合う文化を育むことが重要です。有給取得者が出た場合に、特定の誰かに業務が集中するのではなく、チーム全体で分担する意識を徹底させます。
4. 管理職自身が率先して有給を取得する
管理職自身が積極的に有給休暇を取得する姿勢を示すことは、部下にとって非常に大きな影響を与えます。「上司が休むのだから、自分も安心して休める」というメッセージになり、「休みにくい」職場の雰囲気を払拭する強力な後押しとなります。
5. チームミーティング等での定期的な取得推奨
チームミーティングや1on1ミーティングなどの場で、定期的に有給休暇の取得状況を確認し、取得を推奨します。「そろそろリフレッシュしませんか」「いつ頃有給を取る予定ですか」など、積極的に声かけを行います。ただし、取得理由を詮索するような聞き方は避けるべきです。
6. 繁忙期以外での取得を奨励
特定の時期に業務が集中し、チーム全体での取得が難しい場合は、比較的閑散とする時期にまとめて取得することを推奨したり、チーム内で取得時期を調整したりする工夫が必要です。
7. 「有給取得奨励日」の設定
労使協定を締結している場合は、計画的付与制度を活用し、夏季休暇や年末年始、ゴールデンウィークなどに合わせて全社一斉の「有給取得奨励日」を設定することも有効です。これにより、チーム全体で同じ時期に休息を取りやすくなります。ただし、これはあくまで労使協定に基づく制度であり、義務化された年5日とは別の取り扱いです。
有給取得に関する法的な留意点と管理職の責任
管理職は、有給休暇に関する法的な側面についても正確に理解しておく必要があります。
1. 年5日の時季指定義務と管理職の役割
年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、使用者（多くの場合、企業の代表者ですが、実務上は部署の管理職がその指示を行うことがあります）は付与日から1年以内に5日について労働者の意見を聞き、その意見を尊重しつつ時季を指定して取得させなければなりません。管理職は、チーム内でこの義務の対象となる従業員を把握し、未取得者がいる場合は取得勧奨や時季指定の準備を進める責任があります。
2. 取得理由による不利益扱いの禁止
労働基準法附則第136条は、「使用者は、第三十九条第一項から第四項までの規定による有給休暇を取得した労働者に対して、賃金の減額その他不利益な取扱いをしないようにしなければならない。」と定めています。有給休暇の取得を理由として、人事評価を下げる、賞与を減額する、昇進・昇格で不利に扱うといった不利益な取り扱いは、法律で明確に禁止されています。管理職は、このような不利益な取り扱いがチーム内で起こらないよう徹底する必要があります。部下の有給休暇取得は、業務遂行能力や評価とは切り離して考えるべきです。
3. 時季変更権の適切な行使
使用者は、労働者が請求した時季に有給休暇を与えることが「事業の正常な運営を妨げる場合」に限り、他の時季に変更させることができます（労働基準法第39条第5項）。これが「時季変更権」です。この「事業の正常な運営を妨げる場合」は限定的に解釈されるべきとされており、単に忙しいという理由だけでは認められません。代替要員の確保が困難、同時期に多数の労働者が請求して業務が麻痺する、といった客観的な状況が必要です。管理職が安易に時季変更権を行使することは、トラブルの原因となります。まずは代替要員の確保や業務調整に最大限努めることが求められます。
まとめ
管理職の皆様にとって、部下の年次有給休暇取得促進は、法定義務の遵守だけでなく、チームの生産性向上、従業員のエンゲージメント向上、ひいては組織全体の活性化に繋がる重要なマネジメント課題です。
部下が有給休暇をためらう要因を理解し、チーム全体での取得計画の共有、業務の標準化、代替体制の構築、そして何よりも管理職自身が率先して有給を取得する姿勢を示すことが、心理的に安心できる職場環境を醸成する鍵となります。
法的な側面、特に年5日取得義務や不利益取扱いの禁止、時季変更権の適切な解釈についても正確な知識を持ち、コンプライアンスを遵守した運用を心がけてください。
管理職の皆様が積極的に関与し、部下がためらうことなく有給休暇を取得できる文化を築くことは、「フル有給攻略」ひいては働きがいのある職場づくりに大きく貢献するでしょう。