【管理職・人事担当者向け】年次有給休暇の請求手続きと会社の時季変更権・承認拒否の正しい理解
【管理職・人事担当者向け】年次有給休暇の請求手続きと会社の時季変更権・承認拒否の正しい理解
年次有給休暇（以下、有給休暇）は、労働者に与えられた重要な権利であり、管理職や人事労務担当者の皆様にとって、その適切な管理と対応は避けて通れない課題です。「フル有給攻略ガイド」では、法改正や判例を踏まえ、有給休暇を100%消化するための実践的な情報を提供してまいります。
この記事では、特に管理職の皆様が日々直面する、部下からの有給休暇の請求に対し、会社としてどのように対応すべきか、労働者と会社の権利・義務関係、そして「時季変更権」の正しい理解に焦点を当てて解説します。部下からの質問に正確に答え、円滑な職場運営を行うためにも、本記事が皆様の一助となれば幸いです。
有給休暇の請求権とは
労働基準法第39条において、一定の要件を満たした労働者に対し、有給休暇を付与することが義務付けられています。この有給休暇は、労働者の「権利」であり、労働者は原則として、自身が希望する時季に休暇を取得する権利を持っています。これは「時季指定権」と呼ばれます。
労働者が有給休暇を取得するためには、会社に対して「いつ有給休暇を取得したいか」という意思表示、すなわち「請求」を行う必要があります。この請求は、法律上特定の形式が定められているわけではありませんが、トラブル防止のため、就業規則等で事前に手続き（例: 〇日前までに申請書を提出）を定めておくことが一般的です。
会社側の基本的な対応原則
労働者から適法な有給休暇の請求があった場合、会社は原則として、その請求された時季に有給休暇を取得させる義務があります。これは、労働者の時季指定権が尊重されるべきであるという考えに基づいています。
しかしながら、会社には「時季変更権」という権利も認められています。これは、労働者の時季指定が「事業の正常な運営を妨げる場合」に限り、会社が他の時季に取得時季を変更させることができる権利です（労働基準法第39条第5項）。
時季変更権の正しい理解と行使の判断基準
時季変更権は、会社に認められた唯一の「拒否できる権限」といえます。ただし、これは労働者の請求を完全に拒否するものではなく、あくまで「請求された時季を変更させる」権利である点に注意が必要です。
時季変更権を行使できる「事業の正常な運営を妨げる場合」とは、具体的にどのような状況を指すのでしょうか。これは、請求された時季に当該労働者が休暇を取得することで、その事業所または部署全体の業務が著しく停滞したり、回復不能な損害が生じたりするような、客観的な事情がある場合を指します。単に人手不足であるとか、管理職が感覚的に忙しいと感じるというだけでは、原則として認められません。
判断にあたっては、以下の要素を総合的に考慮する必要があります。
- 請求者の担当業務の内容と重要度
- 請求時季における部署全体の業務量や繁閑
- 代替要員の有無や確保の難易度
- 他の労働者の有給休暇取得状況
- 同一または近接した時季に多数の労働者が有給休暇を請求しているか
過去の判例においても、「事業の正常な運営を妨げる」かどうかの判断は厳格に行われており、会社側にはその客観的な根拠を示す責任があるとされています。管理職は、部下からの請求に対して、安易に「忙しいからダメだ」と判断するのではなく、上記のような客観的な基準に基づき、本当に業務遂行に支障が出るのかを慎重に見極める必要があります。
会社が請求を「承認」または「拒否」することはできるのか
前述の通り、労働者には時季指定権があり、会社は原則としてその指定通りの時季に有給休暇を取得させる義務があります。したがって、時季変更権を行使できる客観的な理由がない限り、会社が労働者の有給休暇の請求を「承認」または「拒否」するという概念は、原則として存在しません。 労働者から請求があった時点で、法律上の要件を満たしていれば、原則としてその時季に有給休暇が付与されることになります。
ただし、以下の点には留意が必要です。
- 請求手続きの不備: 就業規則等で定められた事前の請求手続き（例: 〇日前までの申請）が行われていない場合、形式的な不備として処理が遅れることや、規定通りの手続きを求めることは考えられます。しかし、これも原則として時季変更権を行使する正当な理由にはなり得ません。適切な手続きを促す指導を行うべきです。
- 取得理由の制限: 有給休暇は労働者が自由に利用できるものです。会社がその取得理由によって、有給休暇の取得を拒否したり、時季変更権を行使したりすることは原則として認められません。ただし、判例の中には、取得理由が公益に反するなど、極めて例外的な悪用と判断される場合に、会社側の対応が認められる可能性を示唆するものもありますが、これは非常に限定的なケースです。
- 不利益取扱いの禁止: 労働者が有給休暇を取得したこと、または取得しようとしたことによって、不利益な取扱いをすることは法律で固く禁じられています（労働基準法附則第136条）。これは、人事評価、昇進、賃金、配置転換など、あらゆる面での不利益を含みます。時季変更権の行使も、この不利益取扱いにあたらないよう、客観的かつ合理的な理由に基づき、他の時季への変更を丁寧に調整する必要があります。
管理職に求められる実践的な対応
部下からの有給休暇の請求を受けた管理職の皆様には、以下の点が求められます。
- 請求内容の確認: 請求された時季、日数、申請手続きが就業規則に沿っているかを確認します。
- 業務への影響の検討: 請求された時季に当該部下が不在となることで、担当業務や部署全体の業務にどのような影響が出るかを客観的に検討します。この際、「事業の正常な運営を妨げる」レベルの支障が出るかを、代替要員の確保可能性なども含めて判断します。
- 時季変更権行使の判断: 客観的な検討の結果、「事業の正常な運営を妨げる」と判断される場合に限り、時季変更権の行使を検討します。
- 労働者との対話: 時季変更をお願いする必要がある場合は、その理由（具体的な業務への支障）を丁寧に説明し、代替となる時季について部下と十分に話し合い、合意形成を図る努力をします。一方的な通告ではなく、調整の姿勢が重要です。
- 安易な承認/拒否の禁止: 「承認」や「拒否」という言葉を使わず、原則として請求通りに取得できる旨を伝え、時季変更が必要な場合のみ、その理由を説明し調整を依頼するというスタンスを取ります。
- 記録の保管: 有給休暇の請求、承認（時季変更なし）、時季変更の調整内容、最終的な取得時季などを正確に記録・管理します（有給休暇管理簿の作成義務があります）。
まとめ
年次有給休暇の請求に対する会社側の対応は、労働者の権利である時季指定権と、会社の時季変更権という二つの権利を正しく理解することから始まります。管理職や人事担当者は、労働者からの適法な請求に対し、原則として応じる義務があり、時季変更権を行使できるのは「事業の正常な運営を妨げる場合」に限定されることを改めて認識しておく必要があります。安易な「承認」や「拒否」ではなく、法的な根拠に基づき、客観的な判断と労働者との丁寧なコミュニケーションを通じて、有給休暇の円滑な取得促進に努めることが、コンプライアンス遵守と健全な労使関係の構築につながります。
「フル有給攻略ガイド」では、今後も有給休暇に関する様々な課題に対する実践的な情報を提供してまいります。