年次有給休暇の計画的付与制度 管理職・人事担当者が知るべきこと
はじめに：計画的付与制度がフル有給攻略の鍵となる理由
企業の管理職や人事労務担当者の皆様にとって、年次有給休暇（以下、有給休暇）の管理と取得促進は、コンプライアンス遵守と従業員エンゲージメント向上の両面から重要な課題かと存じます。特に2019年4月より、すべての使用者に対して、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、年5日については使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。しかし、残りの有給休暇をどのように消化してもらうか、あるいは企業全体の取得率をさらに向上させるかという点では、多くの企業が課題を抱えています。
そこで有効な手段の一つとなるのが、「有給休暇の計画的付与制度」です。この制度を適切に活用することで、有給休暇の取得率を飛躍的に向上させ、計画的な業務運営にも繋げることが可能となります。本記事では、「フル有給攻略ガイド」のコンセプトに基づき、計画的付与制度について、管理職・人事担当者の皆様が理解しておくべき法的な側面、導入・運用の実務、そして管理職としてどのように制度を活かすべきかに焦点を当て、詳しく解説いたします。
計画的付与制度とは：法的な根拠と概要
有給休暇の計画的付与制度は、労働基準法第39条第6項に基づく制度です。これは、企業が労使協定を締結することにより、有給休暇を与える時季に関する定めを、あらかじめ労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する者）との書面による協定で定めることができるというものです。
この制度の最大の特徴は、企業側が一方的に有給休暇の時季を指定できるという点にあります。ただし、対象となるのは、労働者に付与される有給休暇日数のうち、5日を超える部分です。つまり、最低5日の有給休暇については、労働者が自由に取得時季を指定できる権利（時季指定権）を保障する必要があります。したがって、計画的付与の対象とできるのは、付与日数が10日の労働者であれば5日まで、20日の労働者であれば15日までとなります。
計画的付与の方法には、主に以下の三つの形態があります。
- 一斉付与方式: 事業場全体の従業員に同一の期日に有給休暇を与える方式です。工場などのラインが止まる業種や、お盆、年末年始などに活用されます。
- 班・グループ別交替取得方式: 部署やチーム、製造ラインなどで班やグループに分かれて交替で取得する方式です。業務への影響を抑えつつ、連続休暇を促進できます。
- 個人別付与方式: 各労働者の誕生日や記念日など、個別に計画的な取得日を定める方式です。比較的自由度が高く、個人の希望を反映しやすい方法です。
どの方式を選択するかは、事業場の実態や業務内容、労働者のニーズなどを考慮して決定する必要があります。
計画的付与制度の導入・運用のステップ
計画的付与制度を導入し、適切に運用するためには、以下のステップを踏むことが重要です。
ステップ1: 労使間での協議と合意形成
制度導入の最大の要件は、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との間で書面による協定（労使協定）を締結することです。この協定なくして制度を導入することはできません。導入にあたっては、労働者側に制度の目的（取得率向上、計画的な休暇取得によるリフレッシュ、業務効率化など）やメリットを丁寧に説明し、理解と協力を求めることが不可欠です。一方的な導入は、労使関係の悪化を招く可能性があります。
ステップ2: 労使協定の締結
以下の事項を含む労使協定を締結します。
- 計画的付与の対象者
- 計画的付与の対象となる有給休暇の日数（5日を超える部分であること）
- 具体的な付与の方法（一斉付与、班別、個人別など）
- 計画的付与日の決定方法
- 計画的付与の対象とならない者（例: 付与日数が5日以下の者、新規採用者など）への対応
- 計画的付与日に入社、退職、休職等でその日に有給休暇が付与されていない場合の取扱い
この労使協定は、労働基準監督署への届出義務はありませんが、労働者への周知義務があります（労働基準法第106条）。
ステップ3: 計画表の作成と周知
労使協定に基づき、具体的な計画表を作成します。一斉付与や班別付与の場合は、あらかじめ年間カレンダーなどで具体的な期日を定めます。個人別付与の場合は、労働者の希望を聴取しつつ、計画日を決定します。作成した計画表は、対象となる労働者全員に周知する必要があります。
ステップ4: 未消化者への対応と5日義務化との連携
計画的付与制度を導入しても、労働者には最低5日の有給休暇を自由に取得できる権利が残ります。また、企業には年5日の時季指定義務があります。計画的付与日数が5日以上の場合、その計画付与日数を5日義務化の取得日数に含めることができます。例えば、10日付与される労働者に対し、計画的付与制度で3日を時季指定した場合、残りの2日は労働者の時季指定か、企業による時季指定（労働者の意見聴取・尊重が必要）により取得させる必要があります。計画的付与制度は、5日義務化をクリアする上でも有効な手段となり得ます。
管理職として知っておくべき運用のポイントと留意点
計画的付与制度は、単に制度を導入すれば取得率が向上するわけではありません。管理職の皆様が制度の趣旨を理解し、日々のマネジメントの中で適切に運用することが極めて重要です。
1. 制度の目的・意義の部下への丁寧な説明
制度導入にあたっては、その目的が単なる「義務だから」ではなく、「心身のリフレッシュによる生産性向上」「計画的な業務遂行」「全従業員の公平な休暇取得機会の確保」など、従業員にとってもメリットがあることを明確に伝えましょう。制度への納得感が、スムーズな運用には不可欠です。
2. 計画日の設定における業務調整とコミュニケーション
計画的付与日を設定する際は、部署の業務スケジュールを十分に考慮する必要があります。特定の時期に業務が集中する場合など、計画日を避ける、あるいは交替で取得できるよう調整することは管理職の重要な役割です。部下と事前にコミュニケーションを取り、業務への影響を最小限に抑えつつ、効果的な休暇取得ができるよう配慮してください。
3. 計画的付与日以外での有給取得促進
計画的付与制度は、あくまで有給休暇の一部を計画的に取得させるものです。残りの自由に取得できる有給休暇についても、部下がためらわずに取得できるよう、管理職は日頃から雰囲気作りを行う必要があります。「有給を取ることは悪いことではない」「むしろ積極的にリフレッシュしてほしい」というメッセージを繰り返し伝えることが重要です。
4. 入社間もない社員や休職者への対応
計画的付与日までに十分な有給休暇が付与されていない社員（例: 入社6ヶ月未満の社員）がいる場合、その社員に計画的付与日を休ませるためには、労使協定で定めた代替措置（例: 特別休暇の付与など）が必要です。労使協定の内容を正確に理解し、対象となる社員に対して不利益が生じないよう適切に対応してください。休職中の社員についても、計画的付与日の扱いは労使協定に基づきますが、一般的には取得したものとはみなされません。
5. トラブル回避のための事例検討
計画的付与日に、予期せぬ事態（例: 体調不良による欠勤）が発生した場合の対応も、労使協定で定めておくことが望ましいです。例えば、計画的付与日を病気で休んだ場合、その日は有給休暇として取り扱われるのか、あるいは欠勤扱いとなるのかなどを明確にしておきます。一般的には、計画的付与日を欠勤した場合でも、別途取得時季を指定して有給休暇を取得させる必要があります。計画的付与日だからといって、その日を休んだことをもって年5日義務化が完了したとみなすわけではありません。想定されるトラブル事例を事前に検討し、対応策を労使協定に盛り込むことで、スムーズな運用に繋がります。
よくある疑問と回答
Q1: 計画的付与制度を導入した場合、労働者は自由に時季を指定して有給休暇を取得できなくなるのですか？
A1: いいえ。計画的付与制度の対象とできるのは、付与日数のうち5日を超える部分のみです。最低5日については、労働者が自由に時季を指定して有給休暇を取得する権利が保障されています。
Q2: 計画的付与日を病気で欠勤した場合、その日はどうなりますか？
A2: 原則として、計画的付与日に病気等で欠勤した場合でも、その日は有給休暇を取得したものとみなされます。ただし、労使協定で別途の定めがある場合はそれに従います。重要なのは、計画的付与日を欠勤した場合でも、その日の分の有給休暇は取得済みとしてカウントされることです。
Q3: 計画的付与制度を導入すれば、年5日の有給義務化はクリアできますか？
A3: 計画的付与制度で取得させた有給休暇の日数は、年5日の有給義務化で取得させた日数に含めることができます。例えば、計画的付与制度で年間5日以上を取得させる計画を立てている場合、その計画通りに取得させれば、5日義務化はクリアできます。ただし、計画的付与日数が5日未満の場合は、残りの日数を労働者の時季指定または企業による時季指定で取得させる必要があります。
まとめ：計画的付与制度を戦略的に活用する
年次有給休暇の計画的付与制度は、従業員の有給休暇取得を促進し、企業全体の取得率を向上させるための強力なツールです。しかし、その導入と運用には、労働基準法の要件を満たし、労使間の適切な合意形成とコミュニケーションが不可欠です。
管理職の皆様にとっては、制度の趣旨を理解し、部署の業務計画と従業員のニーズを調整しながら、計画的付与日をスムーズに設定・運用することが求められます。また、計画付与日以外での有給取得も奨励するなど、制度全体を戦略的に活用することで、従業員が心身ともにリフレッシュし、より高いパフォーマンスを発揮できる環境を整備することが可能となります。
「フル有給攻略ガイド」は、管理職・人事担当者の皆様が、法的に正しく、かつ実践的に有給休暇制度を運用できるよう、今後も役立つ情報を提供してまいります。計画的付与制度の導入や運用について、さらに疑問や課題がございましたら、専門家へのご相談もご検討ください。