【フル有給攻略】入社初年度の年次有給休暇 管理職・人事担当者が知るべき付与要件と管理実務
はじめに
企業の管理職や人事労務担当者の皆様にとって、年次有給休暇（以下、有給休暇）に関する正確な知識と適切な管理は、コンプライアンス遵守および従業員のエンゲージメント向上に不可欠です。特に、新入社員や中途入社社員が入社した初年度における有給休暇の付与については、その要件や基準日が通常の従業員と異なる場合があり、正確な理解が求められます。
本記事では、法改正や労働基準法の原則を踏まえ、入社初年度の有給休暇の付与要件、基準日、管理実務のポイントについて詳しく解説します。管理職として、部下からの質問に正確に答え、適切に有給休暇を管理するための実践的な知識を提供することを目指します。
年次有給休暇の基本的な付与要件の確認
労働基準法第39条において、年次有給休暇は以下の2つの要件を満たした労働者に付与されることが定められています。
- 雇入れの日から6ヶ月継続して勤務していること
- その6ヶ月間の全労働日の8割以上を出勤していること
この2つの要件を満たした場合、最初の有給休暇が付与されます。付与される日数は、原則として10労働日です。この原則は、入社初年度の労働者にも適用されます。
入社初年度の年次有給休暇の付与基準日と日数
原則的な付与基準日
入社初年度における有給休暇の付与基準日は、原則として「雇入れの日から6ヶ月を経過した日」です。例えば、4月1日に入社した従業員の場合、その年の10月1日に最初の有給休暇（原則10労働日）が付与されることになります。
以降は、最初の付与日から1年を経過するごとに、勤続年数に応じた日数が付与されます。
週所定労働日数が少ない労働者（比例付与）
パートタイム労働者や短時間労働者など、週所定労働日数が通常の労働者よりも少ない労働者に対しては、その労働日数や時間に応じて比例付与される場合があります（労働基準法第39条第3項）。
比例付与の対象となるのは、週所定労働時間が30時間未満であり、かつ週所定労働日数が4日以下または年間所定労働日数が216日以下の労働者です。これらの労働者に対しても、入社から6ヶ月継続勤務し、かつ6ヶ月間の出勤率が8割以上であれば、以下の表に基づき有給休暇が付与されます。
| 週所定労働日数 | 年間所定労働日数 | 6ヶ月継続勤務 | 1年6ヶ月 | 2年6ヶ月 | 3年6ヶ月 | 4年6ヶ月 | 5年6ヶ月 | 6年6ヶ月以上 | | :------------- | :--------------- | :------------ | :------- | :------- | :------- | :------- | :------- | :----------- | | 4日 | 169日～216日 | 7日 | 8日 | 9日 | 10日 | 12日 | 13日 | 15日 | | 3日 | 121日～168日 | 5日 | 6日 | 6日 | 8日 | 9日 | 10日 | 11日 | | 2日 | 73日～120日 | 3日 | 4日 | 4日 | 5日 | 6日 | 6日 | 7日 | | 1日 | 48日～72日 | 1日 | 2日 | 2日 | 2日 | 3日 | 3日 | 3日 |
（労働基準法規則第24条の3より）
入社初年度の場合、勤続期間「6ヶ月継続勤務」の欄に記載された日数が付与されることになります。
基準日の統一
多くの企業では、従業員の入社日に関わらず、特定の期日（例えば毎年4月1日や1月1日など）に全従業員の有給休暇を一斉に付与する「基準日の統一」制度を採用しています。
この制度を採用する場合、入社初年度の従業員に対しては、入社日から最初の統一基準日までの期間に応じて、日数を調整して付与することが一般的です。ただし、この調整後の日数が、労働基準法で定められた日数（入社6ヶ月経過時点で付与されるべき日数）を下回ることは認められません。また、最初の統一基準日から起算して1年以内に、再度労働基準法に定められた日数（入社1年6ヶ月経過時点で付与されるべき日数）以上の有給休暇が付与される必要があります。
基準日の統一制度を導入する場合、労働者の不利益にならないように日数を調整し、就業規則に明確に定めることが重要です。
入社初年度における出勤率の計算方法
有給休暇が付与されるためには、「6ヶ月間の全労働日の8割以上を出勤していること」が必要です。入社初年度の場合、この「6ヶ月間」は、雇入れの日から起算して6ヶ月となります。
「全労働日」とは、労働義務のある日を指します。所定休日や法定休日は含まれません。 「出勤日」には、実際に労働した日のほか、以下の日が含まれます（労働基準法第39条第7項）。
- 業務上の負傷や疾病により療養のために休業した期間
- 育児休業、介護休業をした期間
- 産前産後休業をした期間
- 年次有給休暇を取得した日
これらの期間は出勤したものとみなして、出勤率を計算します。 計算式は以下の通りです。 出勤率 = (出勤日数 + 出勤とみなされる日数) ÷ (全労働日) × 100 (%)
入社初年度の従業員に対しても、この計算方法に基づいて出勤率を算定し、8割以上であるかを確認します。
管理職・人事担当者が注意すべき実務ポイント
入社初年度の有給休暇管理において、管理職や人事担当者は以下の点に注意が必要です。
- 正確な付与日の把握と通知: 入社日から6ヶ月経過日、あるいは基準日統一制度における最初の付与日を正確に把握し、労働基準法第39条第5項に基づき、従業員一人ひとりに付与日数と基準日を通知する義務があります。この通知は、書面で行うことが推奨されます。
- 中途入社者への対応: 中途入社者の場合でも、有給休暇の付与要件は同様です。前職での勤務期間や有給休暇の消化状況は、現職での有給休暇付与には直接関係ありません。誤解がないように正確な情報を提供してください。
- 基準日統一制度の適切な運用: 基準日統一制度を採用している場合は、入社時期によって最初の付与日までの期間が異なるため、日数の計算と付与が複雑になります。就業規則の規定を正しく理解し、労働者に不利益にならないよう適切に運用してください。
- 比例付与対象者の管理: 週所定労働日数が少ないパートタイム労働者等についても、正確な労働日数・時間を把握し、労働基準法に基づいた日数を比例付与する必要があります。
- 管理簿への正確な記録: 年次有給休暇管理簿には、従業員ごとの基準日、付与日数、取得日数、残日数を正確に記録する義務があります（労働基準法第39条第5項）。入社初年度の記録も他の従業員と同様に正確に行わなければなりません。
- 部下からの質問への対応: 「いつから有給が使えますか」「何日もらえますか」といった入社初年度の有給休暇に関する質問は多く寄せられます。管理職は、これらの質問に対して、労働基準法の原則や自社の就業規則に基づき、正確かつ丁寧に説明できるよう準備しておくことが重要です。
まとめ
入社初年度の年次有給休暇は、従業員が安心して働き始める上で重要な権利であり、企業にとっては労働基準法遵守の観点から適切に対応すべき事項です。管理職や人事担当者は、労働基準法の基本的な付与要件、入社初年度に特有の基準日、比例付与の考え方、出勤率の計算方法について正確に理解し、実務に活かすことが求められます。
特に、付与日の通知義務、中途入社者への対応、基準日統一制度や比例付与対象者の管理は、間違いやすいポイントでもあります。正確な知識に基づいた丁寧な対応は、コンプライアンスリスクを低減するだけでなく、従業員からの信頼を得ることにも繋がります。本記事が、皆様の入社初年度の有給休暇管理の一助となれば幸いです。