リモートワーク時代の年次有給休暇管理 実務上のポイントと法的留意点
リモートワーク普及と年次有給休暇管理の新たな課題
近年、リモートワークが普及し、多様な働き方が広がる中で、年次有給休暇（以下、有給休暇）の管理にも新たな課題が生じています。従来のオフィス勤務を前提とした管理方法では対応しきれないケースが増え、管理職や人事労務担当者は、法改正への対応に加え、リモートワーク環境下での適切な有給休暇の運用について理解を深める必要があります。
この章では、リモートワーク時代の有給休暇管理における主要な論点を取り上げ、管理職としてどのように対応すべきか、法的側面も踏まえて解説します。
リモートワーク環境下での有給申請・承認プロセス
リモートワークでは、紙ベースでの申請書提出や押印といった従来のプロセスが非効率となる場合があります。電子的な申請・承認システムの導入が進んでいますが、導入にあたってはいくつかの注意点があります。
まず、システムが労働基準法に準拠した形で有給休暇の付与日数、取得状況、残日数などを正確に管理できるかを確認する必要があります。また、システム利用に関する従業員への十分な説明と周知が不可欠です。特に、リモートワークの従業員が円滑にシステムを利用できるよう、操作性の良いシステムを選定すること、トラブル時のサポート体制を整えることが重要になります。
非同期コミュニケーションが中心となるリモートワークでは、申請から承認までのタイムラグが生じやすく、従業員が必要な時期に有給休暇を取得できないリスクがあります。管理職は、日頃からチーム内の業務状況を把握し、申請があった際には速やかに内容を確認し、原則として承認を行う姿勢が求められます。時季変更権の行使を検討する際は、その必要性について具体的な理由を添えて丁寧に説明し、従業員の理解を得るよう努める必要があります。
リモートワーク環境下での「労働日」と有給休暇
有給休暇は「労働日」に対して与えられる休暇であり、所定労働日に労働義務がある日に取得するものです。リモートワークの場合でもこの原則に変わりはありませんが、特にみなし労働時間制やフレックスタイム制が適用されている従業員の場合、運用上の注意が必要です。
みなし労働時間制の場合
事業場外労働に関するみなし労働時間制が適用される従業員についても、有給休暇の取得は可能です。この場合、有給休暇を取得した日は、あらかじめ労使協定で定めた時間（みなし労働時間）を労働したものとみなされます。労働基準法上の有給休暇付与の考え方は、通常の労働者と同様に、出勤率や継続勤務期間に基づいて行われます。既存の記事でも触れていますが、リモートワーク下での適用可否や、労働時間の算定方法について改めて労使で確認しておくことが望ましいでしょう。
フレックスタイム制の場合
フレックスタイム制が適用される従業員が有給休暇を取得した場合、その日については所定労働時間の労働義務がないため、コアタイムかフレキシブルタイムかを問わず、暦日単位（1日）で有給休暇が付与されるのが原則的な考え方です。もし半日単位や時間単位の有給休暇を認める場合は、労使協定に基づき、その具体的な運用方法（例：半日の定義、時間単位の場合の時間換算方法など）を明確に定めておく必要があります。
リモートワーク中の「休暇中の連絡」問題と有給休暇
従業員が有給休暇を取得し、業務から離れている期間に、管理職や同僚から業務に関する連絡が入ることがあります。リモートワーク環境では、チャットツールなどを通じて気軽に連絡を取りやすい反面、従業員が休暇中に業務対応を余儀なくされるリスクが高まります。
有給休暇は、労働から離れて心身の疲労を回復し、ゆとりのある生活を保障するために与えられるものです。したがって、原則として、有給休暇中に業務に関する連絡や指示を行うべきではありません。 緊急やむを得ない場合を除き、休暇中の従業員への連絡は避け、業務は他の担当者に引き継ぐなどの対応を取ることが重要です。
特にリモートワーク環境では、従業員が業務用の端末や通信手段を私的な時間にも利用する可能性があるため、休暇中には業務関連の通知をオフにする、端末を持ち歩かないといった従業員側の工夫も必要ですが、管理職側からの配慮が不可欠です。緊急時の連絡ルールをあらかじめ定めておくことも有効ですが、その場合も必要最低限の連絡に留めるべきです。休暇中の業務対応を常態化させることは、有給休暇制度の趣旨に反するだけでなく、従業員の休息を妨げ、労働基準法に抵触するリスクも生じます。
リモートワーク環境下での年5日有給義務化対応
労働基準法により、企業は対象となる従業員に対し、毎年5日の有給休暇を確実に取得させる義務があります。リモートワーク環境下でもこの義務に変わりはありません。管理職は、部下の有給休暇取得状況を正確に把握し、計画的な取得を促進する責任があります。
取得状況の把握には、勤怠管理システムや休暇管理システムの活用が有効です。これらのシステムをリモートワークに対応させ、従業員自身も自身の取得状況を容易に確認できるようにすることが望ましいです。
時季指定を行う必要がある場合、メールやチャットなど、リモートワークで日常的に使用するコミュニケーションツールを通じて意思表示を行うことが考えられます。ただし、相手に確実に情報が伝達されたことを確認できる手段を用いることが重要です。また、時季指定はあくまでも従業員の意見を十分に聴取した上で行う必要があり、一方的な指定は避けるべきです。
リモートワーク下での有給取得率向上のための管理職の役割
リモートワーク下で有給休暇取得率を向上させるには、管理職の積極的な関与が不可欠です。
- コミュニケーションの促進: チーム内で「有給休暇は取得して当然」という雰囲気を醸成することが重要です。管理職自身が率先して有給休暇を取得する姿を見せることも有効です。日頃から、従業員一人ひとりの業務負荷や状況を把握し、取得しやすいタイミングについて個別に相談に乗ることも求められます。
- 業務分担の見直しと可視化: 誰が休んでも業務が滞らないよう、チーム内での業務分担を明確にし、引き継ぎルールを整備します。プロジェクト管理ツールなどを活用し、業務の進捗状況を可視化することで、お互いの状況を把握しやすくなり、休暇取得時の不安を軽減できます。
- 生産性の向上: 休暇取得は、単なる休息ではなく、リフレッシュによる生産性向上にも繋がります。有給休暇取得をネガティブに捉えるのではなく、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献するものとして位置づけることが重要です。
まとめ
リモートワークは働き方の選択肢を広げる一方で、有給休暇管理には新たな課題をもたらしています。管理職は、リモートワーク環境に合わせた申請・承認プロセスの見直し、みなし労働時間制やフレックスタイム制における有給休暇の運用ルールの明確化、休暇中の従業員への不必要な連絡を控えるといった点に注意し、法的義務を遵守しながら適切な管理を行う必要があります。
また、システムの活用に加え、チーム内のコミュニケーションを密にし、業務の可視化を進めることで、リモートワーク下でも従業員がためらうことなく有給休暇を取得できる環境を整えることが、管理職に求められる重要な役割です。正確な知識と実践的な対応を通じて、「フル有給攻略」を目指しましょう。