【フル有給攻略】有給休暇取得中の体調不良・家族看護 法的論点と管理実務
「フル有給攻略ガイド」では、管理職・人事労務担当者の皆様が直面する有給休暇に関する様々な課題に対し、法的根拠に基づいた実践的な情報を提供しています。今回は、従業員が年次有給休暇を取得している期間中に、予期せぬ体調不良や家族の看護、その他突発的な事由が発生した場合の対応について解説いたします。
管理職の皆様は、部下から「有給中に高熱が出て寝込んでしまった」「祖母が倒れて病院に付き添わなければならなくなった」といった相談を受けた際に、どのように対応すべきか迷うことがあるかもしれません。有給休暇は取得労働日の労働義務を免除する制度ですが、その取得中に発生した事態について、どのように取り扱い、勤怠管理や給与計算に反映させるべきか、法的な観点と実務上の留意点を整理します。
年次有給休暇の基本的な考え方と取得中の原則
年次有給休暇は、労働基準法第39条に基づき、労働者が心身のリフレッシュや生活のゆとりを確保するために与えられる「労働義務の免除」です。使用者は、労働者から請求された時季に有給休暇を与える義務があり、労働者は原則として自由に有給休暇を利用できます。
重要な点は、年次有給休暇を取得した日は、労働日であったとしても労働義務が免除されている状態であるということです。この労働義務が免除されている期間について、労働者がどのように過ごすかは、原則として労働者の自由です。
有給休暇取得中の突発的な事態発生とその対応
有給休暇を取得して休んでいる間に、労働者自身の体調不良や家族の傷病、その他予期せぬ個人的な事由が発生することは起こり得ます。この場合、管理職や人事担当者としてどのように対応すべきでしょうか。
法的な観点からの考え方
- 時季変更権との関連性: 使用者は、労働者が請求した時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合に限り、他の時季に変更させることができます（労働基準法第39条第5項）。しかし、この時季変更権は、有給休暇が開始される前に行使されるべきものであり、既に開始された、または終了した有給休暇に対して後から時季変更権を行使し、別の休暇に変更したり取り消したりすることは、原則として認められません。
- 労働日の労働義務の免除: 有給休暇を取得した日は、労働義務が免除された日です。その日に労働者が体調不良になったとしても、元々労働義務がないため、その日の労働義務を履行できなかったことにはなりません。したがって、有給休暇を取得した日を、後から病気欠勤に振り替えることを労働者に強制することは、法的には難しいと言えます。労働義務が免除された日に休むことは、労働者の権利行使の結果であり、その日に体調を崩したとしても、欠勤とは性質が異なります。
- 事後的な変更の可能性: 労働者が、有給休暇として処理された日について、後から病気休暇や特別休暇等（会社に規程があれば）に変更して欲しいと申し出た場合、会社がこれに応じることは可能です。ただし、これはあくまで労働者の同意に基づく会社の判断であり、会社が一方的に「病気だから有給ではなく病気休暇に振り替える」と決定することは、労働者の有給休暇取得の権利を侵害する可能性があり得ます。特に、病気休暇に賃金保障がない場合など、労働者にとって不利益になる場合は、慎重な対応が必要です。
実務上の対応と留意点
管理職は、部下から有給休暇中の突発的な事態について相談を受けた際、以下の点を考慮して対応することが望ましいです。
- 状況の確認と傾聴: まずは部下の状況を丁寧に聞き取ります。体調や家族の状況、今後の見通しなどを把握し、部下への配慮を示すことが信頼関係構築の上で重要です。
- 会社規定の確認: 自社の就業規則や各種休暇規程（病気休暇、慶弔休暇、特別休暇など）を確認します。有給休暇とは別に、そうした事態に対応するための制度があるか、その要件はどうなっているかを確認します。例えば、私傷病による欠勤に対して一定期間の有給の病気休暇制度がある場合や、家族の看護・介護に関する特別休暇制度がある場合があります。
- 有給休暇として処理する場合: 法的な原則に基づけば、有給休暇として処理することが最もシンプルで無難な対応です。既に取得が確定している有給休暇をそのまま消化したものとして扱います。この場合、給与計算や勤怠管理上の変更は不要です。
- 他の休暇制度への振替を検討する場合（労働者の同意と規程に基づく）: 労働者が、例えば病気休暇や家族看護休暇などの制度を利用したいと希望し、かつ会社の規程にその旨が定められている場合に限り、労働者の同意を得て、かつ規程の要件を満たすのであれば、休暇の種類を変更することを検討できます。ただし、この変更が労働者にとって不利益にならないか（賃金の減少、将来の有給休暇日数への影響など）を十分に説明し、必ず労働者の明確な同意を得る必要があります。会社が一方的に推奨したり、変更を前提とした話をしたりすることは避けるべきです。
- 診断書等の扱い: 病気欠勤や特定の特別休暇の取得には、診断書等の提出を求める規程がある場合があります。有給休暇取得中の体調不良の場合に、事後的に他の休暇に振り替える際に、規程に基づき診断書等の提出を求めることも考えられますが、これはあくまで規程に基づくものであり、安易に有給休暇取得者に診断書提出を求めることは、取得を躊躇させる要因となりかねないため、慎重な運用が必要です。
- 柔軟な対応の可能性と限界: 個別事情に寄り添うことは重要ですが、過度に柔軟な対応は、他の従業員との公平性を欠いたり、勤怠管理が煩雑になったりするリスクがあります。対応は、あくまで就業規則や規程の範囲内で行うのが基本です。規程にない例外的な対応を繰り返し行うことは、新たな慣行となり、将来的なトラブルの原因となる可能性もあります。
- コミュニケーションの重要性: 部下との密なコミュニケーションを通じて、状況を正確に把握し、会社の規程や対応方針を丁寧に説明することが不可欠です。不明確なまま対応を進めると、後々誤解や不満が生じやすくなります。
トラブル防止のための対策
このようなケースでの混乱やトラブルを防ぐためには、事前の準備と周知が効果的です。
- 就業規則・休暇規程の明確化: 病気休暇や家族看護休暇など、有給休暇とは別の傷病や家族に関する休暇制度がある場合、その取得要件や手続き、有給休暇との関係性を就業規則や関連規程で明確に定めておくことが重要です。
- 従業員への周知: 定期的に、就業規則や各種休暇制度について従業員に周知する機会を設けます。有給休暇取得中に体調を崩した場合の一般的な考え方や、利用可能な他の休暇制度について説明しておくことで、従業員の不安を軽減し、混乱を防ぐことができます。
- 管理職への研修: 管理職がこれらのルールを正しく理解し、部下からの相談に対して適切に対応できるよう、定期的な研修を実施することも有効です。
まとめ
年次有給休暇は、労働者が労働義務を免除された日に自由に利用できる権利です。有給休暇取得中に体調不良や家族の看護が必要になった場合でも、原則としてその日を病気欠勤等に後から変更することはできません。これは、既に労働義務が免除されているためであり、事後的な時季変更権の行使も認められないからです。
ただし、労働者の同意があり、かつ会社の規程に則っているのであれば、病気休暇や特別休暇等の制度への振替も可能性としてはありますが、これはあくまで例外的な対応と考え、労働者にとって不利益にならないよう慎重に進める必要があります。
管理職の皆様におかれましては、部下からの相談に対し、まずは状況を丁寧に聞き、共感を示す姿勢が大切です。その上で、労働基準法の原則と自社の就業規則や規程に基づいて、適切かつ公平な対応を行うことが求められます。日頃から就業規則を整備し、従業員への周知を徹底することが、こうしたケースでのトラブルを防ぎ、円滑な休暇管理に繋がります。